Faire enregistrer un contrat de bail donne une « date certaine » au contrat de bail. Cela veut dire que personne ne pourra contester cette date et que le contrat enregistré est « opposable aux tiers ». C’est important tant pour le bailleur que le locataire.

Protection du locataire

• Si le contrat de bail d’une habitation utilisée comme résidence principale a été enregistré, le locataire bénéficie d’une protection légale en cas de vente de l’immeuble qu’il loue. En effet, il est protégé d’une expulsion par le nouveau propriétaire-bailleur qui est tenu de respecter le contrat de bail enregistré
• Si le contrat de bail d’une habitation utilisée comme résidence principale conclu pour une période de plus de trois ans n’est pas enregistré, le locataire pourra mettre fin au contrat de bail sans préavis

Protection du bailleur (propriétaire)

• Si le propriétaire a enregistré le contrat de bail d’une habitation utilisée comme résidence principale, le locataire devra donner un préavis pour mettre fin au bail (c'est ce que la loi appelle la protection du bailleur)
• L’enregistrement d’un contrat de bail relatif à un immeuble qui est loué dans ce même contrat de bail, en partie à titre d’habitation et en partie à d’autres fins (par exemple, un magasin ou un bureau), présente également l’avantage pour le bailleur que les revenus seront calculés et imposés distinctement pour chaque partie. En l’absence d’enregistrement de ce contrat de bail par contre, le total des revenus locatifs nets est imposable

Quand dois-je faire enregistrer le contrat de bail ?

Pour un immeuble affecté exclusivement à l’habitation d’une famille ou d’une personne seule, vous devez faire enregistrer le contrat de bail dans les deux mois qui suivent la signature du contrat.

Pour un immeuble qui n'est pas affecté exclusivement à l’habitation d’une famille ou d’une personne seule comme un bâtiment industriel, un terrain ou encore un parking, vous devez faire enregistrer le contrat de bail dans les quatre mois qui suivent la signature du contrat. De plus, le paiement des droits doit être effectué avant la fin de ce délai sous peine d'une amende de retard.

Lorsque le dernier jour du délai est un jour de fermeture des bureaux, le délai est prolongé jusqu’au premier jour ouvrable qui suit son expiration.

Exemple : le contrat de bail d'un appartement signé le 21 mai 2012 doit être enregistré au plus tard pour le 23 juillet 2012 puisque les 21 et 22 juillet 2012 sont un jour férié et un dimanche.

Combien coûte l’enregistrement d’un contrat de bail ?

Pour un immeuble affecté exclusivement à l’habitation d’une famille ou d’une personne seule, l'enregistrement d'un contrat de bail est gratuit.

Pour un immeuble qui n'est pas affecté exclusivement à l’habitation d’une famille ou d’une personne seule comme un bâtiment industriel, un terrain ou encore un parking, l'enregistrement d'un contrat de bail est payant. Les droits d'enregistrement s'élèvent dans ce cas à 0,2 % du montant cumulé des loyers et des charges imposées au locataire pour toute la durée du bail, toutefois avec un minimum qui ne peut pas être inférieur au droit fixe général de 50 euros.

Exemple : si pour un bail de 3 ans, le loyer est de 900 € par mois et les charges de 100 € par mois, l'enregistrement du bail coûtera 72 € (36 mois x 900 + 36 mois x 100 € = un montant cumulé de 36.000 € sur lequel 0,2 % font 72 €).

Remarque :

Si dans un même contrat de bail, l’immeuble est loué en partie à titre d’habitation et en partie à d’autres fins(commerce, bureau), l'enregistrement du contrat est payant pour tout l'immeuble.

Par contre, si deux contrats de bail distincts ont été établis (un pour l’habitation et un autre pour la partie destinée à d’autres fins), l'enregistrement du contrat de bail qui concerne exclusivement l’habitation est gratuit.

Attention : si vous dépassez le délai pour faire enregistrer votre bail, vous devrez payer une amende.

Que se passe-t-il si je ne fais pas enregistrer un contrat de bail ?

Un contrat de bail n'est pas enregistré. Les conséquences sont :

Si le contrat de bail concerne…	alors...
une résidence principale et qu'il est conclu pour une période de plus de trois ans	le locataire pourra mettre fin au contrat sans préavisNotez qu'il existe une distinction en fonction de la localisation de l'immeuble locatif.RÉGION DE BRUXELLES-CAPITALE ET RÉGION WALLONNELe locataire doit d’abord envoyer une mise en demeure au propriétaire (le bailleur) pour enregistrer le contrat de bail.Pour la Région de Bruxelles-CapitaleMise en demeure par envoi recommandé.Pour la Région wallonneMise en demeure :soit par envoi recommandéou par exploit d'huissier de justiceou par remise entre les mains du (des) destinataire(s), qui a (ont) signé le double avec indication de la date de réceptionSi le propriétaire (le bailleur) n'a pas donné suite à la mise en demeure après un mois, le locataire peut résilier le contrat sans préavis. Le locataire doit toutefois informer le propriétaire (le bailleur) du congé.RÉGION FLAMANDELe locataire doit seulement informer le propriétaire (le bailleur) du congé, qui prend effet le premier jour du mois suivant le mois au cours duquel le congé a été donné.
une résidence principale qui est mise en vente	le locataire ne pourra pas s'opposer à l’expulsion par le nouveau propriétaire
un immeuble loué en partie à titre d’habitation et en partie à d’autres fins (commerce, bureau)	le propriétaire sera imposé sur base du total des revenus locatifs nets

Envoyer un contrat de bail et un état des lieux par voie électronique avec Myrent.

Attention ! Pour accéder à l’application MyRent au nom d’une entreprise, il faut obtenir le rôle MyRent. Vous trouverez tous les détails sur la procédure dans cette note (PDF, 189.55 Ko)(This hyperlink opens a new window).

MyRent est une application en ligne vous permettant d’envoyer à l’enregistrement un contrat de bail et/ou un état des lieux. Le contrat de bail ne doit pas être exclusivement réservé à l’habitation. Vous pouvez également utiliser MyRent pour un contrat de bail commercial ou pour un bail de location d'un garage.

Saviez-vous que vous pouvez même enregistrer un contrat de bail pour un membre de la famille ou pour un ami ? Vous ne devez pas être une partie prenante au contrat de bail pour le faire enregistrer !

Aspects pratiques

Avant de commencer, nous vous conseillons :

• de consulter le lexique(This hyperlink opens a new window) des définitions (types de document, destination du bien, durée et charge)
• de consulter les démonstrations d’utilisateur(This hyperlink opens a new window)
• de vérifier que le poids du document que vous envoyez via MyRent ne dépasse pas 50 Mo
  Attention : vous ne pouvez uploader qu’un seul fichier PDF dans l’application par document à enregistrer (tel que contrat de bail, état des lieux). Par exemple, si votre contrat de bail est divisé entre différents fichiers PDF, vous devez les combiner en un seul. Dans un navigateur de votre choix (tel que Google Chrome, Microsoft Edge, Firefox), tapez « Fusionner des PDF » et vous trouverez des logiciels gratuits à cet effet

Attention, la version du système d’exploitation Windows XP n'est plus mise à jour. Par conséquent, si vous avez toujours ce système d'exploitation sur votre PC, vous ne pourrez plus utiliser MyRent.

Etapes à suivre pour « déposer un contrat avec ou sans état des lieux »

1. Dans le menu de droite, cliquez sur « Vers l’application ».
2. Authentifiez-vous.
3. Cliquez sur « Accueil - Mon habitation et mes biens immobiliers - Faire enregistrer un contrat de bail (MyRent) »
4. Dans « Contrat de location », sélectionnez « Déposer votre contrat ».
5. Entrez les données demandées.
6. Vérifiez la validité des données encodées.
7. Cliquez sur « SAUVEGARDER ».
8. Copiez votre numéro de code-barres.
9. Choisissez :
   • « ENVOYER »
   • « Contrat avec un état des lieux» ou « Contrat sans état des lieux »
10. Entrez les données demandées.
11. Cliquez sur « Parcourir » afin de charger votre contrat de bail ou votre contrat de bail et son état des lieux au format PDF.
12. Cliquez sur « ENVOYER ».
13. Si nécessaire, téléchargez votre avis de paiement. N’oubliez pas de régler les droits et amendes éventuelles dans le délai indiqué sur l’avis de paiement. En effet, si vous ne respectez pas ce délai, vous pourriez recevoir une amende.
14. Cliquez sur « VALIDER ».
15. Cliquez sur « TÉLÉCHARGER ACCUSÉ DE RÉCEPTION ».

Etapes à suivre pour « déposer un état des lieux seul »

1. Dans le menu de droite, cliquez sur « Vers l’application ».
2. Authentifiez-vous.
3. Cliquez sur « Accueil - Mon habitation et mes biens immobiliers - Faire enregistrer un contrat de bail (MyRent) ».
4. Dans « Contrat de location », sélectionnez « Déposer un état des lieux seul »
5. Entrez les données demandées.
6. Cliquez sur « Parcourir » afin de charger votre état des lieux seul au format PDF.
7. Cliquez sur « ENVOYER ».
8. Si nécessaire, téléchargez votre avis de paiement. N’oubliez pas de régler les droits et amendes éventuelles dans le délai indiqué sur l’avis de paiement. En effet, si vous ne respectez pas ce délai, vous pourriez recevoir une amende.
9. Cliquez sur « VALIDER ».
10. Cliquez sur « TÉLÉCHARGER ACCUSÉ DE RÉCEPTION ».

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